1
Tożsamość osoby fizycznej
Notariusz stwierdza tożsamość uczestnika na podstawie przewidzianych prawem dokumentów. Dane w przygotowywanym dokumencie muszą odpowiadać danym osoby składającej oświadczenie.
D01 / PRZYGOTOWANIE
Kancelaria notarialna Saska Kępa
Przygotowanie czynności zaczyna się od ustalenia jej rodzaju, uczestników oraz dokumentów potwierdzających prawa i dane potrzebne do sporządzenia aktu, poświadczenia albo protokołu. Sam dokument tożsamości nie zastępuje dokumentów dotyczących nieruchomości, spadku, pełnomocnictwa lub reprezentacji osoby prawnej.
Zestaw dokumentów nie jest jednakowy dla każdej sprawy. Sprzedaż lokalu nabytego w drodze umowy, darowizny albo dziedziczenia może wymagać różnych podstaw nabycia i dodatkowych dokumentów wynikających ze stanu prawnego nieruchomości.
D02 / DANE I TOŻSAMOŚĆ
Uczestnicy czynności i sposób działania
2
Działanie przez pełnomocnika
Pełnomocnik przedstawia dokument umocowania. Jego forma i treść muszą pozwalać na dokonanie planowanej czynności, a zakres pełnomocnictwa powinien wskazywać wymagane uprawnienie.
3
Spółka lub inna osoba prawna
Reprezentacja jest ustalana na podstawie właściwych rejestrów, dokumentów korporacyjnych i zasad działania danego podmiotu. Dodatkowa uchwała albo zgoda organu może wynikać z ustawy, umowy lub statutu.
D03 / NIERUCHOMOŚĆ I SPADEK
Dokumenty źródłowe zależą od podstawy prawa
Przy nieruchomości dokument wykazujący nabycie prawa może wynikać z wcześniejszego aktu notarialnego, orzeczenia sądu, aktu poświadczenia dziedziczenia lub innej podstawy prawnej. Numer księgi wieczystej pozwala ustalić treść ujawnionych wpisów, lecz nie zastępuje wszystkich dokumentów wymaganych do czynności.
Przy sprawach spadkowych dokumenty stanu cywilnego służą ustalaniu relacji rodzinnych i danych osób uczestniczących. Testament, wcześniejsze orzeczenia spadkowe oraz informacje o osobach powołanych do dziedziczenia wpływają na możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.
D04 / FORMA DOKUMENTU
Dokument prywatny, poświadczenie i akt notarialny
Dokument prywatny
Dokument prywatny zawiera oświadczenie osoby, która go podpisała. Sam podpis pod dokumentem prywatnym nie nadaje mu formy aktu notarialnego.
Podpis poświadczony notarialnie
Notarialne poświadczenie podpisu potwierdza własnoręczność podpisu złożonego przy notariuszu albo podpisu wcześniej złożonego i uznanego przed notariuszem za własnoręczny.
Akt notarialny
Akt notarialny jest dokumentem sporządzanym przez notariusza w wymaganej formie. Notariusz ustala treść oświadczeń, odczytuje akt i podpisuje go wraz z osobami biorącymi udział w czynności.
D05 / USTALENIA PRZED AKTEM
Dane dokumentu muszą odpowiadać planowanej czynności
Projekt aktu wykorzystuje dane uczestników, opis przedmiotu czynności, podstawę nabycia prawa oraz uzgodnione oświadczenia. Przy umowach dotyczących nieruchomości dodatkowe informacje wynikają z rodzaju nieruchomości, treści księgi wieczystej i dokumentów źródłowych.
Dokument sporządzany przy udziale tłumacza, pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub organu osoby prawnej wymaga danych potwierdzających sposób udziału tej osoby. Brak podstawy do działania w cudzym imieniu nie może zostać zastąpiony samym oświadczeniem uczestnika.
Rozbieżność między dokumentem tożsamości, dokumentem nabycia prawa, treścią rejestru albo księgi wieczystej wymaga wyjaśnienia przed podpisaniem aktu. Dane użyte w dokumencie muszą pozwalać jednoznacznie wskazać strony, przedmiot czynności i podstawę składanych oświadczeń.
Przy dokumentach zagranicznych sposób ich wykorzystania zależy od rodzaju dokumentu, państwa pochodzenia i przepisów dotyczących jego uznania. Dokument w języku obcym może wymagać tłumaczenia, a udział osoby nieznającej języka polskiego wymaga zapewnienia prawidłowego zrozumienia treści czynności.
Dokument przedstawiany jako podstawa aktu powinien pozwalać na zweryfikowanie informacji, które mają zostać wpisane do dokumentu notarialnego. Zwykła kopia nie zawsze wystarcza do potwierdzenia prawa lub treści wcześniejszej czynności, dlatego forma przedstawianego dokumentu zależy od jego rodzaju i wymaganej podstawy prawnej.